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一、檔案收集工作  

• 《檔案交接登記表》要包括以下內(nèi)容：
• 移交時(shí)間，應(yīng)將年月日填寫齊全。
• 移交部門，填寫規(guī)范的部門簡(jiǎn)稱。 
• 序號(hào)，填寫文件整理時(shí)的文件編號(hào)。
• 題名，填寫完整的文件題名。 
• 年度，填寫文件制發(fā)的年度。
• 文號(hào)，填寫文件制發(fā)的編號(hào)。
• 圖號(hào)，直接填寫圖樣的代號(hào)。
• 頁(yè)數(shù)，填寫每份文件有信息的頁(yè)面總數(shù)。
• 保管期限，填寫每份文件的保管期限。
• 備注，填寫文件有缺損或其他需說(shuō)明的事項(xiàng)。

• 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。
• 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。
• 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。
• 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。
• 企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。

  
  

1．文件材料歸檔范圍

企業(yè)有4個(gè)方面的文件材料應(yīng)納入歸檔范圍：

（1）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

（2）本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料。

（3）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料，社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料，所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料。

（4）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。

2.歸檔時(shí)間

（1）管理類文件材料的歸檔時(shí)間，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度完成歸檔工作。

（2） 對(duì)于一些特殊的文件材料，可以針對(duì)具體情況適當(dāng)放寬歸檔時(shí)間。例如，一些未辦結(jié)的案件，可等到整個(gè)案件結(jié)案后，將文件材料整理好，根據(jù)辦案部門的需要可以繼續(xù)保存一年后再行歸檔；對(duì)于企業(yè)產(chǎn)品銷售工作中形成的市場(chǎng)信息、用戶調(diào)查等動(dòng)態(tài)信息，可采用復(fù)制的辦法將原件按階段歸檔。

（3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。

（4）重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文件、照片、錄音、錄像等，在活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)隨即歸檔。

3. 歸檔要求

（1） 文件形成部門應(yīng)根據(jù)歸檔范圍和歸檔要求，定期整理應(yīng)歸檔文件材料，編制歸檔文件目錄及移交清冊(cè)，經(jīng)雙方在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)后，移交檔案管理機(jī)構(gòu)。

（2） 歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，簽章完備。沒(méi)有簽字簽章或簽字簽章不完備的應(yīng)要求相關(guān)責(zé)任人補(bǔ)簽。

（3） 歸檔的文件材料的制 成材料和書寫材料必須符合檔案保管保護(hù)的要求。

（4） 歸檔文件一般應(yīng)為原件。特殊情況下，如果無(wú)原件，可歸復(fù)印件，對(duì)接收的外單位的文件，在無(wú)法提供原件的情況下，最初接收的文件可視為原件，并在備注項(xiàng)或備考表中說(shuō)明原件保存處。